In jedem Unternehmen werden täglich viele Dokumente erstellt, bearbeitet und abgelegt. Oftmals geschieht dies auf unsystematische Weise, was zu einem enormen Chaos führen kann. In Zeiten von immer größeren Datenmengen und steigenden Ansprüchen an die Organisation ist es daher wichtiger denn je, ein effizientes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu implementieren.
1. Vorteile eines DMS?
Ein DMS hilft nicht nur bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten, sondern bietet auch eine Vielzahl weiterer Funktionen wie etwa die Versionierung, Freigabe- und Zugriffsverwaltung oder die Integration in andere Unternehmensanwendungen. Mit einem DMS lassen sich außerdem Papierdokumente digitalisieren und so die Arbeitsabläufe optimieren. Für viele Unternehmen ist dieses inzwischen daher unverzichtbar geworden, insbesondere dann, wenn es um sensible oder vertrauliche Daten geht.
Auch in Bezug auf die GDPR-Compliance hat ein DMS eine entscheidende Bedeutung: Nur wenn alle relevanten Informationen digital vorliegen und jederzeit abrufbar sind, können Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen Genüge tun.
2. Was ist beim Erwerb eines DMS zu beachten?
Jedes Unternehmen hat eine andere Struktur und unterschiedlichste Anforderungen an ein DMS. Trotzdem gibt es bestimmte Kriterien, die vor dem Kauf eines neuen Systems beachtet werden sollten, damit dieses von allen angenommen und erfolgreich genutzt wird.
Zunächst ist es wichtig, sich im Klaren darüber zu sein, welche Ziele man damit erreichen möchte. Will man beispielsweise die Suche nach bestimmten Dokumenten vereinfachen? Oder will man den Papierverbrauch reduzieren? Sobald klar ist, was das System leisten soll, kann man sich auf die Suche nach dem passenden Anbieter machen. Neben dem Preis sollte man vor allem auf die Funktionen und den Umfang des Angebots achten. Wichtig ist auch, dass das System intuitiv bedienbar ist und von allen Mitarbeitern akzeptiert wird – sonst steht die Gefahr im Raum, dass es gar nicht erst genutzt wird.
Ein digitales Dokumentenmanagement sollte nicht nur installiert und eingerichtet, sondern außerdem regelmäßig überprüft und angepasst werden. Nur so kann man sicherstellen, dass dieses weiterhin effektiv ist und den Bedürfnissen der Nutzer entspricht.
Ein DMS kann also ein wertvolles Instrument sein, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Es bringt allerdings nur dann etwas, wenn es auch sinnvoll genutzt wird.